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Auftraggeber

Neuen Auftraggeber anlegen

Über  „Neuen Auftraggeber hinzufügen“ legen Sie einen neuen Auftraggeber an. Pflichtfeld zur Anlage eines Auftraggebers ist nur der Kurzname. Optional können Sie detaillierte Angaben zum Auftraggeber hinterlegen.

Sobald Sie bei einem angelegten Auftrag den Auftraggeber angeben, sehen Sie den zugeordneten Auftrag in der rechten Spalte gelistet.

Tipp: Vergeben Sie am besten eine Auftraggebernummer. So können Sie Ihre Auftraggeber besser ordnen.

Aktive und inaktive Auftraggeber

Behalten Sie den Überblick bei vielen Auftraggebern: Haben Sie einen Auftrag erledigt, können Sie den Auftraggeber auf inaktiv stellen. Deaktivieren Sie hierzu das Häkchen „Aktiv“. Der Auftraggeber erscheint nicht mehr in Ihrer Auswahlliste. Sie können den Auftraggeber allerdings jederzeit reaktivieren, indem Sie bei „Aktiv“ wieder ein Häkchen setzen.

Falls Sie den angelegten Auftraggeber nicht benötigen, können Sie diesen löschen über  „Löschen" in der unteren Leiste. Sobald jedoch Zeiten auf einen Auftrag mit diesem zugeordneten Auftraggeber gebucht sind, kann dieser nicht mehr gelöscht werden. Setzen Sie in diesem Fall den Auftraggeber auf „inaktiv“.

Auftraggeber-Liste

In der linken Spalte sehen Sie die Liste über Ihre angelegten Auftraggeber. Deaktivieren Sie das Häkchen, wenn Sie auch inaktive Auftraggeber angezeigt bekommen wollen.

Sie können die Liste nach alphabetisch nach Kurznamen oder nach der Auftraggeber-Nummer ordnen. Zum Sortieren müssen Sie lediglich auf den Spaltennamen („Nr.“ oder „Name“) klicken.

Aufträge

Neuen Auftrag anlegen

Zu Ihrer Orientierung ist bereits ein Beispiel-Auftrag angelegt. Wenn Sie diesen nicht benötigen, können Sie ihn einfach löschen oder archivieren.

Über  „Neuen Auftrag hinzufügen” legen Sie einen neuen Auftrag an. Pflichtfelder zur Anlage eines Auftrags sind die Auftragsnummer und der Kurzname. Speichern Sie ab.

Optional können Sie dem Auftrag einen Auftraggeber zuordnen, indem Sie einen zuvor angelegten Auftraggeber im Dropdown-Menü auswählen. Sollten Sie den Auftraggeber noch nicht angelegt haben, folgen Sie  in dem angezeigten Fenster, oder Sie wechseln in den Reiter Auftraggeber.

Tipp: Füllen Sie alle Angaben beim Auftrag und Auftraggeber aus – so haben Sie alle wichtigen Auftrags-Infos auch mobil in Ihrer App mit dabei, wenn Sie unterwegs sind!

Ebenso können Sie den Status des Auftrags hinterlegen und aktualisieren:

• beauftragt
• in Bearbeitung
• erledigt
• abgerechnet.

In den Auswertungen können Sie damit noch schneller nach den Aufträgen filtern.

Sie können dem Auftrag optional Mitarbeiter oder angelegte Teams zuordnen. Die Mitarbeiter sehen wiederum bei Ihren Zeitbuchungen, welche Aufträge ihnen zugeordnet sind. Sie möchten keine Zuordnung machen oder haben es bei einem Auftrag vergessen? Keine Sorge: Die Mitarbeiter haben zusätzlich stets Zugriff auf alle angelegten Aufträge.

Geben Sie ein Auftrags-Volumen (in Std.) in der rechten Spalte an. Im Anschluss können Sie über  diesem Auftrag Tätigkeiten mit dem jeweiligen Stundenvolumen zuordnen. Diese Angaben sehen Sie als Soll-Stunden in Ihrer Auftragsübersicht.

Auftrag archivieren oder löschen

Haben Sie einen Auftrag erledigt, können Sie den Auftrag über in der unteren Leiste archivieren. Der Auftrag erscheint nicht mehr in Ihrer Auswahlliste. Sie können den Auftrag allerdings jederzeit reaktivieren über  in der unteren Leiste.

Falls Sie einen Auftrag angelegt haben, diesen aber nicht ausführen, können Sie ihn auch löschen über  „Löschen“ in der unteren Leiste. Sobald jedoch Zeiten auf einen Auftrag gebucht sind, kann dieser nicht mehr gelöscht werden. Nutzen Sie hierfür stattdessen die Funktion „Archivieren“.

Auftrags-Liste

In der linken Spalte sehen Sie die Liste über Ihre angelegten Aufträge. Deaktivieren Sie das Häkchen, wenn Sie auch inaktive Aufträge angezeigt bekommen wollen.

Sie können die Liste alphabetisch nach Kurznamen oder nach der Auftrags-Nummer ordnen. Zum Sortieren müssen Sie lediglich auf den Spaltennamen („Nr.“ oder „Name“) klicken.

Tätigkeiten

Für Ihren schnellen Einstieg sind bereits einige Tätigkeiten für Sie angelegt.

Tipp: Für Ihre Auswertungen sind Tätigkeiten entweder einem Auftrag zugeordnet (A) oder als intern (I) definiert. So sehen Sie beispielsweise, ob Sie eine Fahrtzeit abrechnen können.

Neue Tätigkeit anlegen

Über  „Neue Tätigkeit hinzufügen” legen Sie eine neue Tätigkeit an. Pflichtfelder zur Anlage einer Tätigkeit ist der Kurzname und die Bezeichnung.

Wählen Sie aus, ob es sich um eine interne Tätigkeit handelt (z.B. Verwaltung, Ablage oder Fortbildungen), indem Sie das Häkchen setzen.

Tipp: Unterscheiden Sie im Kurznamen, ob die Tätigkeit einem Auftrag zugeordnet wird (A) oder als intern definiert wird (I). So behalten Sie einen guten Überblick in Ihren Auswertungen!

Aktive und inaktive Tätigkeiten

Hat eine Tätigkeit keine Relevanz mehr in Ihrem Betrieb, können Sie die Tätigkeit auf inaktiv stellen. Deaktivieren Sie hierzu das Häkchen „Aktiv“. Die Tätigkeit erscheint nicht mehr in Ihrer Auswahlliste. Sie können die Tätigkeit allerdings jederzeit reaktivieren, indem Sie bei „Aktiv“ wieder ein Häkchen setzen.

Falls Sie die angelegte Tätigkeit doch nicht benötigen, können Sie diese löschen über  in der unteren Leiste. Sobald jedoch Zeiten auf diese Tätigkeit gebucht sind, kann diese nicht mehr gelöscht werden. Setzen Sie in diesem Fall die Tätigkeit auf „inaktiv“.

Tätigkeiten-Liste

In der linken Spalte sehen Sie die Liste über Ihre angelegten Tätigkeiten. Deaktivieren Sie das Häkchen, wenn Sie auch inaktive Tätigkeiten angezeigt bekommen wollen.

Sie können die Liste alphabetisch nach Namen, nach Nummer oder mit Benutzersortierung ordnen. Zum Sortieren müssen Sie lediglich auf den Spaltennamen („Nr.“, „Name“ oder  für die Benutzersortierung) klicken.

Tipp: Sie können Tätigkeiten individuell sortieren. Aktivieren Sie hierzu  in der Suche-Leiste. Im Anschluss können Sie mit der Maus in der Liste für die Tätigkeit auswählen und zum gewünschten Platz ziehen. Speichern Sie, in dem Sie nochmal  in der Suche-Leiste bestätigen.