Verwaltung

• Firmendaten
• Mitarbeiter
• Teams
• Benutzergruppen

Firmendaten

Hier können Sie Ihre Firmendaten hinterlegen.

Feiertage

Unter Firmendaten können Sie den Feiertagskalender auswählen. Voreingestellt ist der Feiertagskalender für Deutschland. Sie können weitere Feiertagskalender (z.B. für Ihr Bundesland) in den Einstellungen hinterlegen.

Beachten Sie, dass die Änderung in den Einstellungen nicht für das aktuelle Geschäftsjahr übernommen werden. Wenn Sie im aktuellen Geschäftsjahr einen Feiertag hinzufügen möchten, müssen Sie unter Firmendaten das Geschäftsjahr anpassen.

Sie können spezifische Feiertagsregelungen im Geschäftsjahr hinterlegen. Gehen Sie hierfür in der Übersicht der Geschäftsjahre auf das Kalender-Icon. Hier können Sie Feiertage über   hinzufügen, Feiertage über entfernen oder einen Feiertag über  im Bearbeitungsmodus als halben Arbeitstag festlegen.

Geschäftsjahr anlegen und abschließen

Über   in der Übersicht Geschäftsjahre können Sie ein neues Geschäftsjahr anlegen.

Zum Jahreswechsel erhalten Sie automatisch die Erinnerung, dass Sie das vergangene Geschäftsjahr abschließen müssen. Dabei werden Stundenbuchungen summiert und Überstundensalden bzw. Urlaubsüberträge berechnet. Sobald Sie ein Geschäftsjahr abgeschlossen haben, sind Buchungen für dieses Jahr nicht mehr möglich.

Mitarbeiter

Neuen Mitarbeiter anlegen

Legen Sie einen neuen Mitarbeiter über das  „Neuen Mitarbeiter hinzufügen“ an.

Persönliche Daten und Benutzer Account

Unter Persönliche Daten und Benutzer Account geben Sie als Pflichtfelder die Mitarbeiternummer, den Namen und die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters an. Legen Sie für den Mitarbeiter ein Initialpasswort an.

Tipp: Sollten Sie für einen Mitarbeiter keine E-Mail-Adresse haben, für diesen aber dennoch z.B. über Teambuchungen Zeiten erfassen wollen, können Sie eine Dummy-E-Mail-Adresse vergeben (z.B. beispiel@beispiel.de). Teilen Sie Ihrem Mitarbeiter den Link, seine Dummy-E-Mail-Adresse und das angelegte Passwort mit.

Sobald Sie den Mitarbeiter gespeichert haben, wird eine automatische E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse generiert. In der E-Mail erhält der Mitarbeiter den Link zur Anwendung. Teilen Sie dem Mitarbeiter sein Initialpasswort mit, mit dem er sich einloggen kann. Beim ersten Login mit dem Initialpasswort wird der Mitarbeiter gebeten, ein eigenes Passwort zu vergeben.

Anstellung und Arbeitszeit

Unter Anstellung und Arbeitszeit können Sie die Urlaubstage pro Jahr für den Mitarbeiter hinterlegen und das Arbeitszeitmodell festlegen.

Sie können als Info-Feld den Beschäftigungsbeginn des Mitarbeiters hinterlegen. Geben Sie zusätzlich an, ab wann die Zeiterfassung über dieses Programm gestartet werden soll, nur so errechnen sich die Soll-Zeiten richtig.

Wenn sich das Arbeitszeitmodell ab einem Zeitpunkt für den Mitarbeiter ändert, können Sie über  ein neues Modell anlegen und die tägliche Soll-Arbeitszeit festlegen.

Berechtigungen

Bestimmen Sie hier an, welche Daten Ihre Mitarbeiter jeweils in der Anwendung sehen oder ändern dürfen. Legen Sie dazu die Berechtigungen für den Mitarbeiter an. Die Benutzergruppen sind: Administrator, Teamleiter und Benutzer. Im Reiter Berechtigungen können Sie die voreingestellten zugewiesenen Berechtigungen ändern.

Tipp: Behalten Sie datenschutzrechtliche Aspekte im Auge! Als Administrator sehen Sie z.B. die Abwesenheits-Art (Krank, Urlaub, Fortbildung etc.). Mitarbeiter, die als Benutzer definiert sind, sehen datenschutzkonform nur grau hinterlegte Kästchen bei den Abwesenheiten.

Sie können der Benutzergruppe „Benutzer“ auch die Berechtigung zuweisen, die Auftragsübersicht einzusehen. Der Mitarbeiter sieht hierbei aus Datenschutzgründen nur seine eigenen Stunden, die auf den Auftrag gebucht wurden.

Über können Sie einen Mitarbeiter einer neuen Benutzergruppe zuordnen, bzw. über  entfernen.

Außerdem können Sie Einschränkungen festlegen, dass z.B. Zeiten nur über die Start/Stopp-Funktion erfasst werden.

Jahresübersicht

In der Jahresübersicht finden Sie die Angaben zu Jahresurlaub und Abwesenheiten Ihres Mitarbeiters. Die Urlaubstage und Abwesenheiten sind ebenfalls im Urlaubsplaner hinterlegt.

Sie starten gerade die Nutzung der ZEIT-DOKU? Bei den Initialeinstellungen für den Beschäftigungsbeginn können Sie die Resturlaubstage und das Überstundensaldo der Mitarbeiter hinterlegen.

Über  „Hinzufügen” können Sie einen neuen Abwesenheitstag für den ausgewählten Mitarbeiter anlegen.

Mitarbeiten löschen, sperren oder archivieren

Wenn Sie einen Mitarbeiter fälschlicherweise angelegt haben, können Sie diesen über  „Löschen“ in der unteren Leiste entfernen. Sobald ein Mitarbeiter Zeiten gebucht hat, kann dieser nicht mehr gelöscht werden.

Sie können einen Mitarbeiter sperren über  „Sperren“ in der unteren Leiste. Ein gesperrter Mitarbeiter kann sich nicht mehr in die Anwendung einloggen und erscheint nicht mehr in Ihrer Mitarbeiterübersicht. Sie können den gesperrten Mitarbeiter auch wieder „Aktivieren“ über das Icon in der unteren Leiste. Sobald ein Mitarbeiter gesperrt wurde, wird die Lizenz wieder frei in Ihrem Abo für einen neuen Mitarbeiter.

Wenn ein Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen ausscheidet, müssen Sie DSGVO-konform seine Daten nach zwei Jahren löschen. Hierfür reicht ein „Sperren“ nicht aus. Anonymisieren Sie die Daten des Mitarbeiters über  „Anonymisieren“ in der unteren Leiste. Es sind nun keine persönlichen Daten mehr gespeichert. Seine Zeiterfassungen für Aufträge bleiben Ihnen jedoch erhalten und werden anonymisiert unter nn geführt.

Mitarbeiter-Liste

Sie können die Liste nach alphabetisch nach Namen oder nach der Auftrags-Nummer ordnen. Zum Sortieren müssen Sie lediglich auf den Spaltennamen („Nr.“ oder „Name“) klicken.

Deaktivieren Sie das Häkchen „Nur aktive Mitarbeiter anzeigen“, um auch gesperrte Mitarbeiter sehen zu können.

Teams

Hier können Sie Teams, die regelmäßig zusammenarbeiten voreinstellen.

Tipp: in der mobilen App lassen sich auch nachträglich noch Änderungen an Teams für eine Teambuchung vornehmen, z.B. wenn ein Mitarbeiter krank geworden ist.

Über legen Sie ein neues Team an. Geben Sie eine Teambezeichnung an und wählen Sie in der Auswahl Team-Mitglieder über  die zugehörigen Mitarbeiter aus. Halten Sie STRG fest, um gleichzeitig mehrere Mitarbeiter auszuwählen.

Benutzergruppen

Hier können Sie die Rechte für die Benutzergruppen festlegen. Voreingestellt für Ihren leichten und schnellen Einstieg sind bereits die Benutzergruppen Administrator, Teamleiter und Benutzer.

Über  können sie auch neue Benutzergruppen mit von Ihnen definierten Berechtigungen anlegen.

Tipp: Behalten Sie datenschutzrechtliche Aspekte im Auge! Als Administrator sehen Sie z.B. die Abwesenheits-Art (Krank, Urlaub, Fortbildung etc.). Mitarbeiter, die als Benutzer definiert sind, sehen datenschutzkonform nur grau hinterlegte Kästchen bei den Abwesenheiten.

Administrator

Als Administrator haben Sie alle Rechte. Hier können keinen Anpassungen vorgenommen werden.

Teamleiter

Ordnen Sie einen Mitarbeiter der Benutzergruppe Teamleiter zu, wenn dieser z.B. Teams, Auftraggeber und Aufträge anlegen darf. Voreingestellt ist ebenfalls, dass ein Teamleiter Arbeitszeit- und Auftragszeitübersichten aller Mitarbeiter einsehen und exportieren kann. Sie können die Berechtigungen auch individuell anpassen, indem Sie Häkchen setzen oder entfernen.

Benutzer

Ordnen Sie einen Mitarbeiter der Benutzergruppe Benutzer zu, wenn dieser z.B. nur seine eigenen erfassten Arbeits- und Auftragszeiten einsehen soll. Neben der Zeiterfassung und der eigenen Jahresübersicht zu Überstunden und Abwesenheiten hat der Benutzer Zugriff auf den Urlaubsplaner des Teams.

Nur als Administrator sehen Sie die Abwesenheits-Art (Krank, Urlaub, Fortbildung etc.). Mitarbeiter, die als Benutzer definiert sind, sehen datenschutzkonform nur grau hinterlegte Kästchen bei den Abwesenheiten.

Benutzer können über den Urlaubsplaner Urlaubstage beantragen. Genehmigungsberechtigt ist der Administrator.