Wie erstelle ich eine E-Rechnung? (ZUGFeRD / XRechnung)

Hinweis: Momentan können im Format XRechnung keine kumulativen Vorgänge übertragen werden. Hier gibt es noch keine Lösung seitens der zuständigen Gremien.
Im europäischem Ausland wird meist der Begriff "Factur X" und enspricht XRechnung verwendet!

Eine E-Rechnung ist ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz, der komplett elektronisch erstellt und übertragen wird. Das Format ist europaweit einheitlich.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Eine XRechnung wird im Format .xml erstellt und enthält alle Rechnungsdaten für eine Software lesbar aufbereitet.
XRechnung dient als Standard-Format für den Austausch mit Bundesverwaltungen.

ZUGFeRD ist eine PDF-Datei mit unsichtbar eingebetteten Rechnungsdaten. Dies hat den Vorteil dass keine besondere Software zum Öffnen der Rechnung notwendig ist.
Seit Version 2.1 wird ZUGFeRD auch bei der Bundesverwaltung akzeptiert.

Welche Pflichtangaben gehören in eine XRechnung?

- Leitweg-Identifikationsnummer
- Bankverbindung
- Zahlungsbedingungen
- E-Mail Adresse
- Lieferantennummer
- Bestellnummer

Je nach Bundesland können mehr oder weniger Angaben gefordert werden.

Um eine konforme E-Rechnung zu erhalten müssen Sie zunächst Ihre Formularvorlage anpassen:

Hier müssen Sie die Formularfelder Leitweg-ID, Bestellnummer und Lieferantennumer einfügen.

Zur Orientierung können Sie die XRechnung konforme Formularvorlage "Standard_XRe.hwf" verwenden.

Diese Vorlage können Sie Standardmäßig allen Kunden zuweisen oder über Formulargruppen nur bestimmten Auftraggebern.

Die Leitweg-ID wird direkt vom Kunden gezogen und muss diesem im Kundenstamm hinzugefügt werden.

Hier können Sie auch bestimmen, ob die Rechnungen gleich per E-Mail verschickt werden sollen.

Sie können nun wie gewohnt eine Rechnung für den Auftraggeber erstellen.

Die Felder Lieferantennummer und Bestellnummer werden Ihnen vorgegeben und müssen manuell eingetragen werden.

Nun können Sie über Dokument / Datenexport eine E-Rechnung erstellen.

Im nächsten Fenster können Sie noch Belege hinzufügen.

Zugelassen sind:

- PDF-Dokumente
- Bilder (png, jpeg)
- Textdateien (CSV)
- Exceltabellen (XLSX)
- OpenDocument (ODS)
- XML-Dateien

XRechnung und GoBD

Eine Rechnung die im Format XRechnung oder ZUGFeRD exportiert wird unterliegt wie eine gedruckte Rechnung der GoBD.

Hinweis: In Handwerksbüro PS werden nur die reinen Rechnungsdaten automatisch GoBD-konform gesichert, nicht die exportierten PDF und XML Dateien. Diese müssen in Ihrer eigenen Verantwortung ebenfalls revisionssicher abgelegt werden.

Bei Kunden die ecoDMS im Einsatz haben, werden die XML-Dateien an ecoDMS übergeben und sind dort revissionssicher für Ihre Buchhaltung verfügbar.