Zeiterfassung in Handwerksbüro Live

1. Warum ist die Zeiterfassung so wichtig?

• Grundlagen: Die Arbeitszeiten von Mitarbeiter:innen bilden eine wichtige Basis für viele Prozesse, darunter Lohnbuchhaltung und Auftragskalkulation.

• Vorteil von Handwerksbüro Live: Erfasste Zeiten müssen nicht doppelt eingetragen werden – sie fließen automatisch in Stundenkonten und Nachkalkulationen ein.

• Flexibilität: Ob nur die reine Arbeitszeit oder detaillierte Daten (z. B. Zuordnung zu Projekten) erfasst werden sollen, entscheidet jeder Betrieb selbst.

Einstellungsort:
Einstellungen → Unternehmen → Zeiterfassung

2. Stundenkonto richtig anlegen

Damit die Zeiterfassung zuverlässig funktioniert, sind gut eingerichtete Stundenkonten unerlässlich.

1. Mitarbeiter auswählen

   • Im Menüpunkt „Mitarbeiter“ findet man die betreffende Person.

   • Unter dem Reiter „Einstellungen“ können dann weitere Angaben gemacht werden.

2. Wichtige Felder im Stundenkonto

   • Beschäftigungsdauer: Startdatum (und falls vorhanden ein Enddatum).

   • Soll-Stunden: Geben an, wie viele Stunden regelmäßig zu leisten sind. Dabei ist das Feld „Gültig ab“ entscheidend, um zu definieren, ab wann das System Zeiten mit diesen Soll-Werten erfasst.

   • Stundenlohn: Bestimmt den Lohnsatz für die spätere Kalkulation.

3. Achtung bei Änderungen

   • Ändern sich Arbeitszeiten (z. B. von Vollzeit zu Teilzeit), sollte ein neuer Satz Soll-Zeiten angelegt werden, statt die bestehenden Daten zu überschreiben.

   • Durch das Eintragen eines „Gültig bis“ vermeidet man rückwirkende Fehleinträge.

3. Voreinstellungen für die Zeiterfassung

Handwerksbüro Live bietet verschiedene Optionen, um Arbeits- und Pausenzeiten abzubilden.

3.1. Betriebszeiten und Pausen

• Unter Einstellungen → Unternehmen → Zeiterfassung lassen sich tägliche Standard-Arbeits- und Pausenzeiten angeben.

• Durch diese Voreinstellungen müssen Mitarbeiter:innen weniger manuell ausfüllen, können aber trotzdem jederzeit abweichende Zeiten eintragen.

3.2. Manuelle Eingabe oder Stoppuhr (GPS)

• Manuelle Eingabe: Mitarbeiter:innen geben Start- und Endzeiten sowie Pausen eigenständig ein.

• Stoppuhr mit GPS: Die Arbeitszeit beginnt auf Knopfdruck und läuft, bis sie wieder gestoppt wird. Zusätzlich können GPS-Daten erfasst werden, wenn die Person der Ortungsfunktion zugestimmt hat.

• Optionen: In den Einstellungen lässt sich festlegen, ob beide Methoden zugelassen werden oder nur eine (z. B. ausschließlich die Stoppuhr).

3.3. Kunden, Projekte oder Aufträge verknüpfen

• Direkte Zuordnung: Mitarbeitende können ihre Zeiten einem Kunden oder einem bestimmten Projekt/Auftrag zuordnen.

• Vorteil: Zeitaufwände landen automatisch in der Nachkalkulation des entsprechenden Auftrags, was die Arbeitsabläufe vereinfacht.

• Filtern: Wer viele Aufträge hat, profitiert von der Möglichkeit, in der App nach Kunde oder Projekt zu suchen.

• Zugangsbeschränkung: Optional kann man festlegen, dass nur die Aufträge auswählbar sind, denen eine Person zugewiesen wurde.

3.4. Typen und Untertypen

• Typen: Z. B. Arbeitszeit, Urlaub, Krankheit (bezahlt/unbezahlt), Überstunden.

• Untertypen: Detailliertere Zuordnungen wie Anfahrt, Montage oder Wochenendarbeit.

• Konfiguration: Neue Untertypen lassen sich über das blaue Pluszeichen hinzufügen.

• Nutzen: Sorgt für mehr Transparenz in der Nachkalkulation, da genau ersichtlich ist, welche Arbeiten wie viel Zeit beansprucht haben.

4. Zeiterfassung in der mobilen App

Die Erfassung läuft in vielen Betrieben hauptsächlich über die App. Diese funktioniert auf Android- und Apple-Geräten gleichermaßen, solange die Systemanforderungen erfüllt sind.

4.1. Manuelle Erfassung vs. Stoppuhr

1. Manuell

   • Über den Reiter „Zeiterfassung“ in der App lässt sich der gewünschte Tag anklicken.

   • Ein Klick auf das blaue Plus öffnet das Eingabefenster, wo Anfangs- und Endzeiten sowie Pausen notiert werden können.

   • Optional: Verknüpfung mit einem Auftrag/Kunden und Eingabe einer Notiz.

2. Stoppuhr

   • Startet die Arbeitszeit sofort, sobald das Erfassungsfenster aufgerufen wird.

   • Wird durch Antippen des Stopp-Buttons wieder beendet.

   • (Optional) Erfassen von GPS-Standorten, falls diese Funktion aktiviert ist.

4.2. Mehrere Zeiteinträge an einem Tag

• Arbeiten Mitarbeitende an mehreren Projekten an einem Tag, lassen sich beliebig viele Einträge für denselben Tag erstellen.

• Jeder neue Eintrag knüpft automatisch an den Endzeitpunkt des vorherigen Eintrags an (wenn keine Änderungen vorgenommen werden).

4.3. Urlaubsanträge über die App

• Im Menü „Urlaubsanträge“ lassen sich alle Anträge einsehen und der Status überprüfen.

• Über das Palmen-Symbol (blau) kann ein neuer Antrag gestellt werden.

5. Zeiterfassung über das Bautagebuch

Das Bautagebuch ist ein vielseitiges Werkzeug, das neben der rechtlichen Dokumentation auch die interne Organisation unterstützt.

1. Bautagebuch anlegen: Im Auftrag selbst auf das gelbe Bautagebuch-Symbol klicken.

2. Vorarbeiter:innen-Rolle: Personen mit entsprechenden Rechten können Zeiten für sich selbst und für weitere Teammitglieder direkt im Bautagebuch festhalten.

3. Mehrere Einträge: Für jeden Mitarbeiter und jede Schicht lassen sich Einträge hinzufügen.

5.1. Mehrere Arbeitszeiten im PDF anzeigen

• Bei der PDF-Erstellung kann man wählen, ob alle erfassten Arbeitszeiten mitausgegeben werden sollen.

• Das erfolgt über die Option „Arbeitszeiten im PDF anzeigen“ beim Drucken oder Erstellen.

6. Mitkalkulation: Vorkalkulation, Nachkalkulation und Abweichung

Handwerksbüro Live nutzt eine Mitkalkulation, die jederzeit Einblick in den aktuellen Projektstatus gewährt.

• Vorkalkulation: Basierend auf dem Angebot mit geschätzten Lohn- und Materialkosten.

• Nachkalkulation: Tatsächlich anfallende Kosten und Arbeitszeiten.

• Abweichung: Differenz zwischen geplanter und realer Leistung, die Gewinn oder Verlust ausweist.

Unter „Lohneinzelkosten“ werden die einzelnen Mitarbeiter:innen aufgeschlüsselt, einschließlich der geleisteten Stunden und entstehenden Lohnkosten. Wer Untertypen verwendet, kann außerdem erkennen, welche Aufgaben am meisten Zeit beanspruchen.

Wichtig: Voraussetzung für exakte Kalkulationen sind korrekt eingerichtete Stundenkonten (Löhne, Soll-Zeiten etc.). Ohne diese Basisinformationen sind die Ergebnisse unvollständig oder ungenau.

Zusammenfassung und Tipps

• Eine korrekt konfigurierte Zeiterfassung entlastet sowohl die Lohnbuchhaltung als auch die Kalkulation.

• Standardisierte Betriebszeiten sparen Zeit, wenn der Arbeitsablauf meist gleich bleibt.

• Wer den Überblick über viele Aufträge behalten möchte, sollte die Zeiterfassung direkt auf Projekte, Kunden oder Aufträge abstimmen.

• Die Mitkalkulation zeigt frühzeitig, wo ein Auftrag möglicherweise aus dem Ruder läuft und ermöglicht rasches Gegensteuern.