Projektverwaltung in Handwerksbüro Live

Die Projektverwaltung ist eines der wichtigsten Werkzeuge, um den Überblick über deine Aufträge und Projekte zu behalten. Die einzelnen Funktionen und Ansichten helfen dabei, sowohl kleine als auch umfangreiche Projekte zu planen und durchzuführen. Ob es um die Verwaltung grundlegender Informationen, die zeitliche Planung oder die interne Kommunikation geht – alles ist darauf ausgerichtet, reibungslose Abläufe zu ermöglichen.

Warum Projekte in Handwerksbüro Live verwalten?

• Schnelle Übersicht: Alle Projektdaten (Kund:in, Adressen, Mitarbeitende, Status) sind an einer zentralen Stelle hinterlegt.

• Steigende Komplexität meistern: Große Vorhaben lassen sich in einzelne Aufgaben zerlegen, wodurch du selbst umfangreiche Projekte effizient organisieren kannst.

• Transparenz & Nachverfolgung: Von Kostenvoranschlägen bis hin zu Rechnungen und Zahlungseingängen werden sämtliche Dokumente verknüpft und sind jederzeit einsehbar.

• Teams koordinieren: Ob Projektaufgaben oder Kalendertermine – dein Team bleibt informiert und kann sich auf das Wesentliche konzentrieren.

1. Projekt als zentrale Informationsmappe

Jedes Projekt bezieht sich auf eine Kundin oder einen Kunden und eine bestimmte Objektadresse. Im Projekt werden u. a. folgende Angaben festgehalten:

• Basisinfos: Kundendaten, Projektleiter:in, beteiligte Mitarbeitende, ggf. eine Referenznummer

• Projektstatus: Gibt Auskunft über den aktuellen Fortschritt (z. B. Planung, in Arbeit, abgeschlossen)

• Finanzübersicht: Zeigt Angebote, Aufträge, Rechnungen, Forderungen und Zahlungseingänge

• Aktivitäten & Dokumente: Alle Vorgänge wie Aufmaße, Arbeitsberichte oder Abnahmeprotokolle werden aufgelistet und mit Zeitstempel dokumentiert

• Chat: Ein Projekt-internes Nachrichtenfenster ermöglicht die Kommunikation ausschließlich zwischen den Mitarbeitenden, die am Projekt beteiligt sind

Tipp: Wenn du direkt aus dem Projekt heraus ein Dokument (z. B. ein Angebot) erstellst, werden relevante Felder automatisch vorausgefüllt, was den Aufwand reduziert und potenzielle Fehlerquellen minimiert.

2. Projektkosten & Nachkalkulation

In der Finanzübersicht kannst du auf einen Blick sehen, welche Umsätze bisher angefallen sind und wie viel bereits bezahlt wurde. Besonders hilfreich für eine solide Planung ist die Nachkalkulation:

• Sie stellt die tagesaktuelle Kostensituation dar (etwa bei größeren Projekten mit mehreren Aufträgen).

• Per Datumsauswahl kannst du gezielt einsehen, wie sich die Kosten im Verlauf entwickeln.

3. Chat und verlaufsbasierte Dokumentation

• Projektinterner Chat: Dieser ist nur für jene Mitarbeitenden zugänglich, die dem jeweiligen Projekt zugewiesen sind. Das stellt sicher, dass wichtige Projektinformationen nicht wahllos im Betrieb verteilt werden und verhindert überflüssigen Informationsfluss.

• Verlauf: Alle Änderungen und Aktivitäten (z. B. Erstellen eines Angebots, Hochladen von Bildern) werden protokolliert und mit einem Klick aufrufbar gemacht. Dadurch ist immer nachvollziehbar, welcher Schritt wann und von wem erfolgt ist.

4. Projektaufgaben & Termine

Zwei zentrale Bausteine für die Strukturierung deiner Projekte sind Projektaufgaben und Termine:

1. Projektaufgaben

   • Dienen der detailgenauen Arbeitsplanung.

   • Können sowohl frei (ohne Bezug zu Kunde oder Projekt) als auch projekt- oder auftragsbezogen angelegt werden.

   • Ermöglichen es, größere Vorhaben in überschaubare Teilschritte zu zerlegen.

   • Für jedes Teammitglied sichtbar, das an diesem Projekt beteiligt ist.

   • Erfassen Attribute wie Dauer, Fortschritt in Prozent und Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben (z. B. „Abdecken vor Streichen“).

2. Termine

   • Ähneln in der Anlage den Aufgaben, können aber zusätzlich als Serientermine erstellt werden (z. B. für wiederkehrende Wartungen).

   • Werden entweder direkt aus einem Projekt heraus angelegt oder unabhängig davon im allgemeinen Kalender.

Tipp: Eine einzelne Aufgabe kann direkt aus der Browseransicht oder per App erstellt werden. Im mobilen Modus lassen sich sogar Fotos machen und an die Aufgabe anhängen.

5. Gantt-Board – Zeitliche Visualisierung

Das Gantt-Board ist besonders nützlich, wenn du viele Aufgaben zeitlich organisieren und Abhängigkeiten definieren möchtest.

• Chronologische Darstellung: Aufgaben werden als Balken auf einer Zeitachse angezeigt und lassen sich verschieben oder in ihrer Dauer anpassen.

• Abhängigkeiten & Fortschritt: Mithilfe von „Vorgängern“ ist festgelegt, welche Aufgabe erst nach Abschluss einer anderen starten kann. Der Fortschritt jeder Aufgabe (in %) wird farbig dargestellt.

• Dynamische Änderungen: Aufgaben können im Gantt-Board direkt verschoben werden. Die Änderungen werden entsprechend an Teammitglieder und Projekte weitergegeben.

6. Projektstatus

Damit du den Fortschritt deiner Projekte schnell einschätzen kannst, gibt es verschiedene Status-Kategorien (z. B. „Neu“, „Angebotserstellung“, „Beauftragt“, „Rechnung“). Diese sind im Kanban-Board sortiert, sodass du sofort siehst, in welcher Phase sich jedes Vorhaben befindet.

• Individuelle Anpassung

  • Unter "Projekt Status" kannst du die vorgegebenen Status bearbeiten oder eigene hinzufügen, um sie an deinen Betriebsablauf anzupassen.

7. Projektarbeit in der App

Auch unterwegs hast du über die Handwerksbüro Live App vollen Zugriff auf deine Projekte:

• Übersicht: Ob Finanzdaten, Aufgaben oder Chat – alle wichtigen Elemente sind abrufbar.

• Schneller Kontakt: Per Klick kannst du Kund:innen anrufen, eine Nachricht schreiben oder direkt die Objektadresse in einer Karten-App öffnen.

• Dokumentation per Foto: Bilder lassen sich aufnehmen, kommentieren und sofort dem Projekt hinzufügen.

Hinweis: Der Umfang der mobilen Datenansicht hängt von den jeweiligen Berechtigungen ab, die du deinen Mitarbeitenden zuweist.