Eingangsrechnungen, E-Rechnungen und Kostenverteilung in Handwerksbüro Live

Voreinstellungen

Bevor du Eingangsrechnungen erfassen kannst, hinterlegst du im Menü Einstellungen → Unternehmen deine Firmendaten. Das ist wichtig, um später einen ordnungsgemäßen DATEV-Export oder andere Buchhaltungsprozesse nutzen zu können.

Was passiert mit einer Eingangsrechnung?

Sobald eine Rechnung von deinem Lieferanten eintrifft, musst du sie ins System übernehmen, damit du sie weiterverarbeiten kannst. Handwerksbüro Live bietet dafür unterschiedliche Wege:

• ZUGFeRD-Eingangsrechnung: Besonders schnell, da alle Rechnungsangaben automatisch ausgelesen und übertragen werden.

• Manuell neu anlegen: Auch das ist mit wenigen Klicks erledigt.

Du findest den Bereich Eingangsrechnungen, indem du im Menüpunkt “Rechnung” auf den kleinen Pfeil klickst und anschließend “Eingangsrechnung” auswählst.

Dort erscheint eine Übersicht über deine letzten 100 Eingangsrechnungen. Jede Spalte in dieser Liste (z. B. Rechnungsdatum, Lieferant, Bruttobetrag) lässt sich per Klick neu sortieren.

Ganz rechts oben werden außerdem der gesamte Netto- und Bruttobetrag der angezeigten Rechnungen summiert. Mit dem grünen Knopf (Listensymbol) kannst du die gesamte Auflistung als CSV-Datei exportieren.

Eingangsrechnung neu anlegen

1. Neue Eingangsrechnung: Klicke in der Übersicht rechts oben auf das Plus-Symbol. Daraufhin öffnet sich eine leere Eingangsrechnung.

2. Pflichtfelder: Für den DATEV-Transfer sind Lieferant, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer essenziell. Wenn du nicht alle Angaben sofort parat hast, kannst du die restlichen Felder später ergänzen.

   

3. Automatische Felder: Sobald du einen Lieferanten einträgst, zeigt dir die Software weitere Optionen wie Umsatzsteuersatz oder Kostenverteilung an. Außerdem wird eine eindeutige Eingangsrechnungsnummer zugewiesen.

   

Bei Rechnungsdatei kann auch eine normale PDF-Datei hinterlegt werden! Dadurch kannst du im späteren Verlauf Lieferantenrechnungen schneller wiederfinden.

ZUGFeRD-Rechnung importieren

Bei einer ZUGFeRD-Eingangsrechnung liefert das PDF eine eingebettete XML-Datei, die alle Rechnungsinformationen enthält. So ersparst du dir manuelles Abtippen:

1. Wähle den passenden Lieferanten im Eingangsrechnungsformular aus.

2. Klicke bei „Rechnungsdatei“ auf den Upload-Button und suche das entsprechende PDF auf deinem Rechner.

3. Bestätige den Upload – fertig! Das System füllt die Felder automatisch aus.

Wichtig:

• Äußerlich unterscheidet sich ein ZUGFeRD-PDF nicht von einer normalen PDF-Rechnung. Ob eine XML-Datei integriert ist, erkennt eine Software wie Acrobat Reader über „Anhänge anzeigen“.

Dateien & Lieferscheine hinzufügen

Zum vollständigen Erfassen einer Eingangsrechnung gehören oft zusätzliche Dokumente wie ein Lieferschein oder die Originalrechnung:

• Im Formular zur Eingangsrechnung siehst du Felder für die Rechnungsdatei und Lieferscheindatei (beide als PDF).

• Klicke auf das Upload-Symbol neben dem jeweiligen Eingabefeld, wähle die Datei aus und warte, bis der Upload abgeschlossen ist.

• Anschließend erscheint eine kleine Vorschau der Rechnung. Der Lieferschein kann jederzeit heruntergeladen werden.

Für einen späteren DATEV-Export ist es erforderlich, dass die Original-PDF-Rechnung anhängt ist.

Vorkontierung von Eingangsrechnungen

Im Feld „Konto“ der Eingangsrechnung wählst du aus, auf welches deiner hinterlegten Konten die Ausgabe verbucht werden soll.

• Gehe zu Einstellungen → Konten, um deine bestehenden Konten zu verwalten oder neue hinzuzufügen.

• Konten, die für Eingangsrechnungen genutzt werden, müssen als Kreditorenkonten markiert sein.

Kostenverteilung auf Projekte & Aufträge

In vielen Fällen möchtest du die Kosten einer Eingangsrechnung bestimmten Projekten oder Aufträgen zuordnen, damit sie in die Nachkalkulation einfließen. Dafür gibt es in der Eingangsrechnung den Abschnitt “Kostenverteilung”:

1. Klicke auf das Plus-Symbol im Bereich „Kostenverteilung“, um einen neuen Eintrag anzulegen.

2. Wähle den entsprechenden Kunden aus – dir werden nur zugehörige Projekte und Aufträge angezeigt.

3. Definiere den Kostentyp (Material, Fremdleistung, Gerät, Sonstiges), damit die Ausgaben später in der Nachkalkulation korrekt angezeigt werden.

4. Gib den Nettobetrag ein, den du für dieses Projekt ansetzen möchtest.

5. Wiederhole diesen Vorgang für weitere Teilbeträge oder unterschiedliche Projekte.