CRM und Kundenanlage in Handwerksbüro Live

Neues Kundenprofil anlegen

Um eine neue Kundin oder einen neuen Kunden in Handwerksbüro Live hinzuzufügen, rufst du im Hauptmenü den Bereich „Kunden“ auf. Über das Plus-Symbol oben rechts startest du den Erfassungsvorgang. Wähle anschließend den entsprechenden Kundentyp (etwa „Privat“, „Firma“ oder „Öffentliche Hand“), sodass die dafür nötigen Felder eingeblendet werden.

Hinweis: Die Software generiert automatisch eine Kundennummer, die du bei Bedarf an deine internen Nummernkreise anpassen kannst.

Mehrere Adressen verwalten

Objektadressen und weitere Anschriften

Handwerksbüro Live ermöglicht, mehrere Adressen (z. B. Liefer-, Rechnungs- oder Objektadressen) direkt unter einem einzigen Kundenprofil zu speichern. Klicke hierzu im Adressbereich erneut auf das Plus-Symbol, um zusätzliche Anschriften hinzuzufügen.

Zweck und Bezeichnung festlegen

Unterscheide die Adressen mithilfe von Feldern wie „Typ“ oder „Bezeichnung“ (z. B. „Hauptniederlassung“, „Baustelle“ oder „Lieferadresse“), um jederzeit den Überblick zu behalten.

Adressen im Dokument auswählen

Beim Erstellen von Dokumenten (z. B. Angebot, Auftrag, Rechnung) kannst du über ein Auswahlmenü festlegen, welche Adresse verwendet werden soll. Erstellst du ein Folgedokument, wird die vorher gewählte Adresse übernommen, ohne dass du sie erneut eingeben musst.

Ansprechpartner, Zahlungen und Notizen

• Ansprechpartner: Erfasse eine oder mehrere Kontaktpersonen, beispielsweise den Verwaltungsverantwortlichen in einer Firma oder Hausverwaltung.

• Zahlung & Bank: Hinterlege eine Bankverbindung sowie individuelle Zahlungsbedingungen wie Skonto oder Zahlungsziele.. Bei Bedarf ist auch die Angabe einer Steuerschuldumkehr möglich.

• Anmerkungen: Trage ergänzende Informationen als Freitext ein, etwa spezifische Wünsche, Anweisungen oder interne Hinweise.

Finanzübersicht und Aktivitätsverlauf

Finanzübersicht

Im Kundenprofil findest du eine Zusammenfassung des gesamten Umsatzvolumens, inklusive offener Forderungen, bereits gezahlter Rechnungen und ausgestellter Angebote. So siehst du auf einen Blick, wie lukrativ die Geschäftsbeziehung zu einem Kunden ist.

Verlauf und Historie

Hier werden alle Aktivitäten chronologisch erfasst, zum Beispiel die Erstellung eines Arbeitsberichts oder einer Rechnung. Jeder Eintrag enthält Datums- und Zeitangaben sowie den Namen der ausführenden Person. Dank Verlinkungen kannst du zugehörige Dokumente direkt öffnen.

Tipp: Bei umfangreichen Kundenstrukturen kannst du den Verlauf nach einzelnen Objektadressen filtern, um schneller das richtige Dokument zu finden.

Dokumente direkt aus der Kundenansicht erstellen

Wenn du aus dem Kundenprofil heraus ein neues Dokument (z. B. ein Angebot) erstellst, übernimmt Handwerksbüro Live automatisch alle hinterlegten Kundendaten. Das spart Zeit und vermeidet Übertragungsfehler. Über das Plus-Symbol kannst du direkt auswählen, welches Dokument angelegt werden soll.

Mobile Dokumentenerstellung

In der Handwerksbüro Live App können, abhängig von deiner Lizenz und den Zugriffsrechten, bestimmte Dokumente wie Arbeitsberichte erstellt werden. Dort wählst du den entsprechenden Kunden aus und erstellst mit wenigen Klicks das gewünschte Dokument.

Integrierte Dateiablage

In der Dateiablage können Dokumente, Bilder und weitere Dateien hochgeladen oder aus vorhandenen Ordnern importiert werden. Eine Vorschaufunktion ermöglicht das rasche Betrachten von Bildern, ohne zusätzliche Programme öffnen zu müssen.

• Upload per Drag-and-Drop: Ziehe deine Dateien einfach in den Ablagebereich.

• Eigene Ordnerstruktur: Richte eine hierarchische Gliederung ein, damit sich alle Teammitglieder schnell zurechtfinden.

Über das Teilen-Symbol können Ordner und einzelne Dateien auch mit externen Personen geteilt werden.

Fotos mit der App aufnehmen

Über die App kannst du direkt die Kamera deines Smartphones oder Tablets nutzen. Die Bilder werden umgehend beim entsprechenden Kunden hinterlegt, sodass sie auch am Desktop in der Dateiablage verfügbar sind.