Arbeitsberichte in Handwerksbüro Live

Im Handwerk unterscheiden sich die angebotgetriebenen von den nicht-angebotgetriebenen Aufträgen. Während bei ersteren genau feststeht, welche Leistungen für welchen Preis erbracht werden, lassen sich Wartungs- und Reparaturarbeiten oft nur schwer im Voraus kalkulieren. Genau in diesen Fällen kommt der Arbeitsbericht ins Spiel: Er dokumentiert, welche Leistungen tatsächlich ausgeführt wurden, wie viel Zeit sie in Anspruch genommen haben und welches Material benötigt wurde.

Ob als Reparaturauftrag, Wartungsjob oder spontane Zusatzleistung während eines bereits laufenden Projekts – der Arbeitsbericht hält strukturiert fest, was geleistet wurde. Das schafft Klarheit für alle Beteiligten und dient dir zugleich als Nachweis für die Abrechnung.

Aufbau und Inhalt: Worauf du achten solltest

Da es sich bei Arbeitsberichten um geschäftsrelevante Dokumente handelt, müssen sie bestimmte Informationen enthalten. Dazu gehören unter anderem:

• Kundendaten (Name, Anschrift)

• Ausführende Person(en)

• Datum und Uhrzeit der ausgeführten Arbeiten

• Leistung(en), Material und Arbeitszeit (ggf. inkl. Anfahrtszeit)

• Gegebenenfalls Bilddokumentation (z. B. bei Mängelaufnahme)

• Unterschriften von Mitarbeitenden und Kundschaft

Gerade die Unterschrift ermöglicht es dir, dich gegen spätere Reklamationen abzusichern. Mit einer digitalen Signatur zeigst du, dass zum Zeitpunkt der Arbeitsdurchführung alles den vereinbarten Leistungen entsprach.

Arbeitsbericht als smarte Vorlage

Mit Handwerksbüro Live kannst du den Arbeitsbericht wahlweise im Büro vorbereiten oder direkt vor Ort ausfüllen. So entstehen weniger Fehler, und du sparst viel Zeit bei der Dokumentation.

1. Erstellung im Büro

   • Öffne im Browser den Bereich “Arbeitsbericht” und klicke auf das Plus-Symbol, um eine neue Vorlage anzulegen.

   • Weise die Kundschaft zu.

   • Optional: Füge eine kurze Beschreibung des Auftrags hinzu und teile Mitarbeitende ein, die eine Push-Benachrichtigung dazu erhalten.

2. Erstellung per App

   • Öffne auf deinem Smartphone/Tablet den gewünschten Kunden und tippe auf das große Plus-Symbol.

   • Wähle “Arbeitsbericht” und trage direkt alle wichtigen Informationen ein (Leistungen, Materialien, ggf. Bilder).

Sobald du die Kundendaten eingetragen hast, kannst du auswählen, ob Preise für die einzelnen Leistungen angezeigt werden sollen oder nicht (z. B. wenn du bei Mieter:innen vor Ort bist, während die eigentliche Rechnung an die Hausverwaltung geht).

Typische Felder und Eingaben

• Objektadresse: Falls ein Kunde oder eine Kundin mehrere Adressen verwaltet (z. B. Hausverwaltungen), wähle die passende Anschrift aus.

• Beschreibung: Nutze dieses Feld, um Kolleginnen und Kollegen bereits im Vorfeld zu informieren, was vor Ort erledigt werden muss.

• Mitarbeitende: Ordne ein oder mehrere Teammitglieder zu. Diese sehen den Arbeitsbericht in ihrer App und wissen, wann und wo sie im Einsatz sind.

• Positionen: Gib erbrachte Leistungen, verbrauchtes Material sowie zusätzliche Posten (z. B. Anfahrtskosten) an. Das Programm berechnet automatisch die Kosten auf Basis der eingetragenen Mengen.

• Fotos anhängen: Nutze die Kamera deines mobilen Geräts, um den Zustand vor Ort zu dokumentieren. Die Bilder lassen sich später direkt an den Arbeitsbericht anhängen.

Unterschrift und Festschreiben

Sobald alle Daten erfasst sind, kann der Arbeitsbericht festgeschrieben werden. Das bedeutet, er ist nun endgültig und kann nicht mehr geändert werden. Erst danach lässt sich das Dokument in der App oder am Browser unterschreiben:

1. Kontrolliere alle Angaben sorgfältig.

2. Schreibe das Dokument fest.

3. Lasse sowohl die Ausführenden als auch die Kundschaft unterschreiben.

Das unterschriebene Dokument landet in Echtzeit in deiner Anwendung und steht dem Büro sofort zur Verfügung.

Abrechnung: Vom Arbeitsbericht zur Rechnung

Nach erfolgreicher Ausführung kannst du den Arbeitsbericht direkt in eine Rechnung umwandeln:

1. Klicke im jeweiligen Arbeitsbericht auf den gelben Knopf oben rechts.

2. Wähle “Rechnung erstellen” und übernimm alle Positionen mit einem Klick.

3. Füge ggf. weitere Arbeitsberichte oder Aufträge hinzu, wenn du mehrere Leistungen in einer gemeinsamen Rechnung bündeln möchtest.